Wie Sie To-Do-Listen schnell priorisieren?
Eine einfache Entscheidungsmatrix
- um mit wenig Aufwand möglichst viel zu erreichen!
Vor vielen Jahren half ihm dieses Prinzip einmal, als er während eines Assessment-Centers vor der Aufgabe stand, einen Postkorb nach wichtigen Vorgängen sortieren zu müssen. Dabei stand er unter Zeitdruck und sollte zu jedem Vorgang einen kurzen Vermerk schreiben, was damit geschehen soll.
Zum Glück hatte er vorher in einem Zeitmanagement-Seminar eine Methode kennengelernt, nach der er sehr schnell unbekannte Vorgänge priorisieren konnte:
Es war ein sehr bekanntes System, das nach dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt wurde. Er kategorisierte jede Aufgabe danach, ob sie dringlich und wichtig war.
„Sollte ich mich auf die A-Priorität konzentrieren?“ fragte er damals den Zeitmanagement-Experten. – „Nein“, warnte der Experte. „Dies ist ein typischer Anfängerfehler! Fokussiere Dich auf die B-Aufgaben. Sie verursachen Deinen Erfolg und bringen Dich Deinen Zielen näher. Konzentriere Dich darauf, Deine Zeit für die A-Aufgaben zu minimieren, um mehr Raum für das Wesentliche zu erhalten.“
Er dachte darüber nach. „Das leuchtet ein“, bemerkte er dann. „Die frühzeitige Erledigung der B-Aufgaben lassen manches Problem erst gar nicht entstehen. So wie der regelmäßige Gesundheitscheckup beim Arzt. Er verhindert, dass ich unter Umständen mehreren Wochen wegen Arbeitsunfähigkeit ausfalle.“
Er schaute auf seine Aufgabenliste und stellte mit Entsetzen fest: "Die meiste Zeit verbringe ich leider mit den C-Aufgaben: mit Aufgaben, die anscheinend dringend, aber nicht wichtig sind. Hierbei verschwende ich die meiste Zeit. Schade." - Doch er war noch jung genug, um zu lernen. Um die C-Aufgaben zu minimieren, nahm er sich vor, ruhig zu bleiben und wo es möglich war zu delegieren oder nein zu sagen!
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