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Die wichtigsten Regeln für Ihre Meetings - Checkliste

Prof. Dr. Christian Zielke

 

Für alle, die beim nächsten Meeting Geld, Zeit und Nerven sparen möchten:
- Eine Checkliste zum Lesen, Weiterleiten und Anwenden!

 

„Gibt es eine Checkliste, die ich für den Notfall in der Schublade haben kann, um ganz sicher zu sein, dass ich alles berücksichtige, was wichtig ist?“ fragte Peter.

„Natürlich gibt es hierfür eine Checkliste“, beruhigte ihn Experte Paul. „Diese Checkliste hat nur drei Punkte: die richtige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung“

„Die Themen vorher mit den Entscheidern und Auftraggebern abstimmen?“ fragte Peter erstaunt. – „Das ist ganz wichtig“, erklärte Experte Paul. „Für jedes Thema ist jemand im Unternehmen verantwortlich. Damit es während der Besprechung keine unliebsamen Überraschungen gibt, werden in gut geführten Unternehmen die Themen und Vorgehensweise mit den Verantwortlichen vorher abgestimmt. – Sonst schaffst Du Dir nur unnötige Feinde, auf die Du gerade während Deiner Probezeit verzichten solltest.“

„Du meinst also, dass vorher schon Absprachen mit den Besprechungsteilnehmern erfolgen?“ fragte Peter verwundert. „Natürlich gibt es keine Besprechungen ohne vorherige Absprachen“, führte Experte Paul aus. „Wie willst Du sonst zu schnelleren Ergebnissen kommen?“

„Wie schaffe ich es, dass alle pünktlich erscheinen?“ wollte Peter wissen. – „Indem Du einfach pünktlich mit der Besprechung anfängst“, sagte Experte Paul. – „Und wenn noch eine wichtige Person fehlt?“ wandte Peter ein. – „Gerade dann ist es wichtig, ein Zeichen zu setzen und pünktlich zu beginnen. Sofern diese Person für einen Tagesordnungspunkt wichtig ist, kannst Du dieses Thema zeitlich nach hinten verschieben, bis der Eingeladene erschienen ist.“

„Das klingt sehr hart und streng“, bemerkte Peter – „Wie willst Du sonst die schädlichen Gewohnheiten einer Organisation ändern?“ fragte Experte Paul. „In manchen Abteilungen gibt es sogar ein Strafgeld für unpünktliches Erscheinen, um damit später einen Betriebsausflug zu finanzieren.“

„Ich kann doch nicht einfach ohne meinen Vorgesetzten mit der Besprechungen anfangen“, kritisierte Peter entrüstet. – „Warum nicht?“ provozierte Experte Paul. „Wenn die Besprechung nicht ohne ihn beginnen kann, dann geht zurück zu Eurem Arbeitsplatz, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen. Hinterlasst einen Zettel: wir sind zurück, sobald Du soweit bist. Anruf genügt.“

„Manche Unternehmen führen nicht nur ein Ergebnisprotokoll, sondern halten genau fest, welche Meinung welcher Mitarbeiter zu welchem Punkt vertreten hat. Ist das sinnvoll?“ fragte Peter. – „Es kommt darauf an“, erklärte Experte Paul, „wie wichtig es ist, sich später für misslungene Unternehmensentscheidungen rechtfertigen zu müssen. Protokolle können dann politisch sehr bedeutsam werden“, warnte er.

„Die Erfolgskontrolle für die termingerechte Aufgabenerledigung halte ich für sehr wichtig“, stellte Peter fest. „Wie kann ich dafür sorgen, dass die Aufgaben auch erledigt werden?“ – „Am besten nach dem öffentlichen Ampelprinzip“, erklärte Experte Paul. –„Je nach Erledigungsstand erhalten alle Aufgaben eine Farbe: rot für Zeitüberschreitung, gelb für zeitlich kritisch und grün für alles, was im zeitlichen Rahmen ist. Diese Liste wird immer aktualisiert und ist für alle Besprechungsteilnehmer zugänglich.“

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Christian Zielke
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Professor für Management & Kommunikation
an der Technischen Hochschule Mittelhessen

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